martes, 6 de noviembre de 2012

Excel para transformar los números en letras en documentos financieros

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Una de las cuestiones que se plantean, entre otras,  cuando se escriben importes en los documentos financieros (facturas, cheques...) es si hacerlo únicamente con números o acompañarlos también de su equivalencia en letras.

En la literatura empleada en la documentación financiera, cuando es necesario dar fe (esto es habitual en cheques, recibos, correpondencia comercial, textos notariales. letras de cambios...) es bastante habitual que a una cantidad expresada en cifras le acompañe la expresión de esa misma cantidad en letras.

Además, escribir las cantidades con tanto en letras letras como numéricamente aporta una mayor claridad, seguridad y evita errores.

Ahora bien, para algo que es bastante comúnmente utilizado no existe todavía (al menos yo no conozco) una "utilidad" estándar que resuelva esta cuestión. Ni siquiera Excel, la herramienta ofimática básica de apoyo más utilizada en cuestiones financieras y contables, ofrece esta funcionalidad.

He estado buscando y la verdad es que, aunque hay multitud de autores que ofrecen una solución, no me ha terminado de convencer ninguna, bien por su complejidad o bien por estar incompletas. Muchas de ellas se basan en la definición de macros,algo inapropiado para el usuario habitual, y algunas otras se basan en funciones Excel.

Por tanto, me he decidido a implementar, partiendo de un intento de solución muy básica encontrada en internet (cuyo autor desconozco), una variante completa que cubra todas las posibilidades:

* Traduzca correctamente cantidades monetarias en singular y plural.
* Permita definir la moneda y fracción utilizada (por ejemplo, euros y céntimos, dólares y centavos...)
* Exprese correctamente cifras negativas.
* Escriba correctamente la parte decimal (si la tiene) de la cantidad.

La utilidad que adjunto al archivo funciona tanto con Excel como con Open Office. Para utilizarla, simplemente acompaño un formulario de ejemplo de factura en el que se traduce a letras automáticamente la cantidad numérica total indicada en la factura.




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